donderdag 22 maart 2012

Effectief en stimulerend vergaderen kan #cviov

Vergaderingen zijn vaak energieslurpend, en niet stimulerend. Josee Bours (Koning Willem 1 College) wilde daarom de vergadercultuur te verbeteren. De Rondspraak methodiek is daar een middel van. Deze methodiek is ontwikkeld door Bas Rosenbrand van Rondspraak.nl. Hij heeft onderzoek gedaan naar wat maakt of mensen met meer of minder energie een vergadering verlaten. Tijdens deze sessie hebben we die methodiek toegepast.

Je betreedt een vergadering altijd vanuit een eerdere gebeurtenis. Daar moet je eerst los van komen. Dat kan door kort te vertellen wat je kwijt wilt van die gebeurtenis. Je maakt daardoor eventuele onderliggende spanningen zichtbaar. Er ontstaat dan een open sfeer. Je gaat echter niet meteen op die spanningen in. Als je dit vaker doet, blijkt dat mensen zich ook eerlijk uiten.

Vervolgens kijk je wat deelnemers nodig hebben om tevreden de vergadering uit te gaan. Je gaat er daarbij van uit dat deelnemers gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het succes van de vergadering. Dat gaat ook via een rondje waarbij deelnemers zich uitspreken. Je ziet dan dat gedeelde doelen zichtbaar worden. En dat mensen elkaar niet gaan herhalen omdat een doel al is geformuleerd. Dat bevordert de efficiëntie.

Vervolgens hebben we een vergaderweb gevormd. Mensen die het woord nemen, kregen een bol touw toegeworpen. Dat doe je in het echt niet. Maar het maakt wel het patroon van communicatie inzichtelijk.

Je hebt drie soorten reacties tijdens een vergadering:

  • Fight (vechtgedrag)
  • Flight (vluchtgedrag)
  • Freeze (vasthouden aan je standpunten)

Vervolgens zijn we ingegaan op de Rondspraakmakers, die zorgen voor een goede sfeer en zorgen dat je bij elkaar komt.

  • Iedereen heeft gelijk. Daardoor worden verschillende invalshoeken inzichtelijk.
  • Deel jezelf. Geef aan hoe jij het beleeft. De Ik-boodschap.
  • Gevoel is bron van weten. Benoem wat je voelt, wat het met je doen.
  • Bouw met voortschrijdend inzicht. Dat gebeurt via rondjes maken.
  • Je mag van mening veranderen. Dan gebruik je de wijsheid van elkaar.
  • Wat is de volgende stap? Daardoor blijf je niet hangen in een slachtofferrol.
  • Alle stemmen gelden. Niet: de meeste stemmen gelden.
  • Er zijn altijd oplossingen. Je komt er altijd uit. Soms heb je er meerdere vergaderingen voor nodig.

De vergadering wordt ondersteund door:

  1. Maak je hoofd leeg
  2. Begin met het einde
  3. Verdeel de rollen (voorzitter, notulist, tijdsbewaker). De voorzitter hoeft niet de leidinggevende te zijn. De voorzitter is procesbewaker.
  4. Maak een gezamenlijke agenda. Je inventariseert punten, en stelt prioriteiten. Je kunt ook agendapunten met bijlagen vooraf verstrekken. Iedereen brengt in, en licht het punt in één of twee zinnen toe. Dat genereert betrokkenheid. Je hebt mededelingen, besluiten, zorgen waar je meningen over wilt peilen (geeft veel lucht, creëert bewustzijn; druk je uit via 1 rondje), zorgen waarbij je dichter bij elkaar wilt komen (druk je uit via 2 rondjes). Als spanning oploopt, kun je losse, korte, discussies voeren ('popcorn'). Mededelingen kun je het beste na een intensief punt bepalen. De voorzitter doet een voorstel voor de agendavolgorde en vraagt via een rondje instemming hierop (wel/geen bezwaar). Als er veel bezwaren zijn, ben je tegelijkertijd al bezig met vergaderen.
  5. Werk in rondes. Dus niet door elkaar heen. De inbrenger kan dan aangeven wat met de inbreng gebeurt. Eenvoudige vragen worden meteen beantwoord. Eventueel kan er behoefte zijn aan een extra ronde. Je moet dus geen omstreden punten als een fait accompli voorleggen. En je moet punten goed voorbereid inbrengen. De Rondspraakmakers moeten daarbij een belangrijke rol spelen. Bij besluitvorming moet je argumenten horen, en deelnemers ja of nee tegen een eenduidig voorstel voorleggen.
  6. Besluit met alle stemmen gelden. Besluiten notuleer je. De voorzitter legt een voorstel aan de vergadering voor en vraagt of daar bezwaar tegen bestaat. Bezwaren worden vervolgens toegelicht. Vervolgens wordt gekeken wat kan helpen om het bezwaar tegen te gaan. Eventueel formuleert de voorzitter een alternatief voorstel.
  7. Maak het rond. De afsluitende ronde bepaalt de herinnering aan de vergadering. Sta stil bij hoe je er uit gaat.

Deze stappen hebben we in een vergadersimulatie geoefend. Daar bleek uit dat je deze aanpak niet 1-2-3 met tips kunt toepassen. Het is ook een gezamenlijk proces dat je regelmatig moet evalueren. Je moet er ingroeien.

Punt van discussie: is deze aanpak geschikt voor alle mensen (ook voor "ICT-achtige mensen", zoals iemand het uitdrukte).

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen