Digitaal studenten dossier bij Albeda

Monique Uuldriks opent met een korte uitleg over ROC Albeda de sprong naar het digitaal studenten dossier. In het onderwijs is er een inefficiëntie veroorzaakt door een hoge papierstroom. Dit is de drijver achter het hele traject. Mensen op de vloer hebben momenteel geen integraal zicht op de student.

Binnen  Albeda is voor gekozen om een uitgebreid openbaar aanbestedingstraject te gaan lopen.
Samen met het onderwijs zijn functionele eisen wensen gedefinieerd, deze eisen staan centraal in het hele traject. Vanuit het onderwijs zijn tevens een aantal must haves gedefinieerd. Een dik document met veel bijlagen is het resultaat. Samen met de business is er gewerkt naar eisen rondom een onderwijs dashboard, dit is nadrukkelijk geen management dashboard.
Na de aanbieding van de aanbesteding zijn er 4 partijen die de klus willen klaren. Van de vier zijn er snel een tweetal afgevallen.  Winvision en trajectplanner zijn overgebleven. Winvision maakt in sharepoint het onderwijsdashboard, trajectplanner levert de achterliggende onderwijsmodules. Er is een besluit genomen om 1 oplossing te gaan gebruiken binnen Albeda. Alle andere applicaties gaan er uit! Er is verder binnen het Albeda gekozen voor 1 big bang scenario wat in augustus / september 2012 gaat plaatsvinden. In januari zijn de leveranciers gestart en in mei zijn de eerste resultaten voor ieder  zichtbaar.

Naast het digitaal studentendossier loopt het project AWR (aanwezigheidsregistratie), Shelby licht eea toe. Er is druk vanuit organisatie en lokale politiek om aanwezigheidsregistratie op orde te krijgen. Albeda heeft gekozen voor participatie van Educus. Er is een eenvoudige instructiefilmpje beschikbaar: docent logt in, klikt op de les,  klikt op de naam van de afwezige student; klus geklaard.
Shelby geeft aan dat uniform werken essentieel maar ook een ramp is. De ingevoerde registratie is binnen 24 uur te wijzigen, daarna niet meer. Zo is dit met de accountant afgesproken. Gemaakte uren binnen de bpv worden op basis van de bpv - overeenkomst bijgevoegd. BPV uren worden verder niet geregistreerd. Ze schetst de projectorganisatie (15 projectmedewerkers) en implementatie aanpak. Scholing en helpdesk is cruciaal.

De eerst opbrengsten zijn: positieve reacties, snel vollere klassen, security-tokens eruit, de koppeling met GP- Untis moet snel geautomatiseerd worden. Diverse andere aanpassingen zullen op termijn plaatsvinden. Bijvoorbeeld een integratie met het nieuwe onderwijsdashboard.

Ik ben benieuwd in hoeverre de docenten met al deze digitale ontwikkelingen mee kunnen groeien. De route is bepaald; nu komt het op de uitvoering en doorpakken aan.