Workflow module van Educus

Ik ben bij een demonstratie van de Workflow module van Educus door Niels Leijssenaar en Herrie Abbink.
De Workflow module wordt meestal niet apart vermeld, omdat het mét alle andere modules werkt. Hieronder, zoals zo vaak met productdemonstraties, van mij geen verhaaltje maar een overzicht.

Algemeen:

• Je richt je eigen proces in, bijvoorbeeld het verwerken van BRON afkeuringen of het inschrijven van een deelnemer, op de manier waarop je dat zelf als instelling wenst te doen.
• Een proces kan lineair zijn of "als dit dan dat" splitsingen hebben.
• Elders in de EduArte suite ontstaat er een ketting van acties in een bepaalde volgorde.
• Deze worden aan medewerkers met de juiste rol toegekend.
• Er ontstaat een bak met nog af te handelen zaken, in totaal en per medewerker. Op de startpagina zie je je eigen nog uit te voeren 'activiteiten'.
• Ondertussen laat een monitor zien hoe het met een proces gaat.

Enkele details:

• Een medewerker kan tijdens het uitvoeren van een actie niet 'uitstappen', zodat er geen losse eindjes overblijven. Hij kan wel het proces even onderbreken. Of de volgende dag verder gaan.
• De hele interface is 'gewoon' die van EduArte. 
• Als er in een stap een signaal (mailtje) gestuurd moet worden dan kan het systeem dit voor je doen.

Mogelijkheden tot analyse van je proces:

• Openstaande procesuitvoeringen. Bijvoorbeeld: Bij hoeveel inschrijvingen moeten de ID's nog binnenkomen? Dit toont visueel waar een proces vast aan het lopen is of waar nog meer inzet nodig is.
• Verdeling van de statussen aan het eind van een proces.
• Doorlooptijd: Wat is de tijd die een actie gemiddeld kost?  . 
• Werkverdeling: Hoeveel acties heeft persoon X nog openstaan? 

Inrichting:

• Je geeft de naam en algemene kenmerken van het hoofdproces op.
• Triggers: Een actie wordt 'bevolkt' door speciale zoekacties of startactiviteit. Deze werkt als trigger, doordat er deelnemers met een bepaalde status opgeraapt worden. (Bijvoorbeeld: "Iedereen met de status van verbintenis = voorlopig".)
• De acties zelf worden bepaalt doordat je een lijst aanlegt met bewerkingsschermen. Gedurende het proces komen deze achter elkaar in beeld.
• Vervolgens koppel je uitvoerders aan de de acties. Dit kunnen individuen zijn of gebruikersgroepen.
• Koppel signalen van deadlines aan verantwoordelijke personen.

Eigen indruk:

Deze module lijkt me niet alleen handig bij standaard administratieve handelingen in bulk, met weinig uitzonderingen op de regel, maar vooral ook bij processen waar je anders moeilijk grip op krijgt. Bijvoorbeeld deelnemers die tussentijds overstappen van de ene naar de andere opleidingen. Dan komen er altijd handmatige, bewuste stappen bij om de hoek kijken. Het zijn vaak de processen die relatief weinig voorkomen, die gevoelig voor fouten zijn. 

Herstellen daarvan neemt dan veel tijd in beslag. Eigen dikke duim: het herstel van een fout in een weinig voorkomend proces kost evenveel inspanning als het foutloos uitvoeren van 10 veel voorkomende processen.

Als de workflowmodule dat voorkomt dan bewijst het snel zijn nut.